Obiect achiziție: Achiziția de servicii de organizare de eveniment

Descriere obiect achiziție (specificații tehnice): Achiziția de servicii de organizare de eveniment este necesară în vederea organizării reuniunii internaționale a șefilor AM care va avea loc la Cluj în perioada 21-23 octombrie 2026.

Perioada: 21-23 octombrie 2026

Locația:

• 10.2026 – Cluj-Napoca – centrul istoric al orașului, Biserica Sf. Mihail din Piața Unirii și Euphora Music Hall/Fabrica de Bere
• 10.2026 – UTCN HUB Cluj-Napoca, Str. George Barițiu nr. 4, Cluj-Napoca/ Institutul de Cercetare în Inteligență Artificială – AIRI, Str. George Barițiu nr. 26-28, Cluj-Napoca/ Centrul Regional de Patologie Vasculo-Cerebrală și Neurochirurgie din Cluj-Napoca, Str. Louis Pasteur/ Salina Turda, Aleea Durgăului nr.7, Turda/ISSA Resort și Crama ISSA Turda, Aleea Durgăului nr.6, Turda
• 10.2026 – UTCN HUB Str. George Barițiu nr. 4, Cluj-Napoca.

 Serviciile și dotările vor include (fără a se limita la) următoarele:

• Servicii de moderare în cadrul evenimentului
  • Un moderator profesionist va oferi servicii de prezentare/moderare în data de 21.10.2026 în intervalul orar 18:00 – 22:00 în cadrul tururilor ghidate din centrul istoric al Clujului și la Euphoria Music Hall din cadrul Berăriei Ursus, în data de 22.10.2026 în intervalul 17:00 – 22:30 la Salina Turda și la ISSA Resort în baza agendei și informațiilor transmise în prealabil și în cadrul evenimentului de membrii echipei de comunicare
  • Moderatorul va trebui să dețină cunoștințe avansate de limba engleză deoarece evenimentul va trebui moderat în limba engleză
  • Moderatorul va acționa ca o punte de legătură între organizatori, speakeri și audiență
  • Moderatorul va păstra legătura în permanență cu organizatorii evenimentului și se va adapta la potențialele schimbări de ultimă oră
  • Atribuțiile moderatorului vor include următoarele: anunțarea programului, introducerea speakerilor, asigurarea unor tranziții fluide între momentele evenimentului, respectarea agendei și a timpului alocat pentru fiecare activitate în parte, menținerea legăturii cu publicul și gestionarea cu tact a potențialelor defecțiuni tehnice, întârzieri sau momente neprevăzute care ar putea apăra pe parcursul desfășurării evenimentului.

• Moment artistic
  • Recital vocal de opera clasică de minimum 15 minute la Biserica Sfântul Mihail din Cluj-Napoca în data de 21.10.2026 în intervalul 19:15 – 19:45, ora exactă urmând să fie comunicată în prealabil artiștilor și echipei de organizare de către experții comunicare

• Servicii de sonorizare și lumini
  • În data de 21.10.2026, în intervalul orar 20:00 – 22:00, la Euphoria Music Hall din cadrul Berăriei Ursus vor fi oferite servicii de operare a echipamentelor de sonorizare și iluminat existente în locație, cu sprijinul operatorilor tehnici din incinta localului, aceștia se vor ocupa inclusiv de configurare și de realizarea probelor de sunet aferente cu aproximativ o oră înainte de începerea evenimentului
  • În data de 22.10.2026, în intervalul orar 20:00 – 22:30, la ISSA Resort din Turda vor fi oferite servicii de iluminare, sonorizare și ambient muzical cu sprijinul unui operator tehnic sau al unei echipe de operatori tehnici externi și deoarece ISSA Resort nu va pune la dispoziție dispozitive de iluminare sau sonorizare, operatorul va trebui să asigure următoarele
  • Muzică ambientală pe durata desfășurării cinei
  • Mixer
  • Boxe
  • Două microfoane wireless
  • Suport audio pentru un interpret de muzică populară și un moment artistic interpretat de un ansamblu de dans folcloric
  • Transportul, instalarea și demontarea echipamentelor de iluminare și sonorizare
  • Probe tehnice de iluminare și sonorizare.

• Servicii de management ale evenimentului
  • Supervizarea bunei desfășurări a activităților pe toată durata evenimentului
  • Organizarea și alocarea resurselor necesare pentru buna organizare și desfășurare a evenimentului;
  • Menținerea contactului permanent cu experții comunicare în vederea asigurării unei bune desfășurări a activităților din cadrul evenimentului;
  • Efectuarea unor deplasări la locațiile de desfășurarea ale evenimentului în vederea stabilirii detaliilor organizatorice;
  • Verificarea echipamentelor din sală și a prezenței conexiunii la internet;
  • Pregătirea (inclusiv mutarea mobilierului la nevoie) şi verificarea sălii, în vederea respectării condițiilor tehnice și logistice necesare pentru buna desfășurare a evenimentului;
  • Monitorizarea derulării evenimentului;
  • Prezența a minim o persoană din partea Prestatorului disponibilă pe întreaga durată a evenimentului pentru aspecte referitoare la organizare și logistică.

Oferta financiară va fi prezentată pentru fiecare serviciu în parte, indicându-se prețul cu și fără TVA, defalcat pe fiecare cotă de TVA în parte.

Termen de prestare/executare: conform cu specificațiile tehnice

Contract: NU

Termen depunere oferte: 09.10.2026

Informaţii suplimentare se pot obţine de la Autoritatea Contractantă: ADR Nord-Vest, sediul secundar din Cluj-Napoca, Str. Donath nr. 53A, cod 400293, tel +40264431550, fax:+40 264439222, email achizitii@nord-vest.ro, în atenţia Biroului de Achiziţii Publice.