Privind achiziţia de: Servicii organizare de seminarii

Obiect achiziţie: Serviciiorganizare seminarii, POCA 659/2/1, cod mysmis 150753

Descriere obiect achiziție (specificații tehnice): Servicii de cazare și masă pentru curs de formare 1 din cadrul proiectului POCA 569/2/1, cod mysmis 150753

Locația: Municipiul Zalău

Perioada: 15-17 noiembrie 2022

Coduri CPV: 79951000-5

Agenda Evenimentului

1. Specificații minimale pentru cazare, activități curs și masă

• Se solicită cazare pentru fiecare participant pentru 2 nopți, regim single, cu mic dejun inclus (16 și 17 noiembrie), trei prânzuri incluse ( 15, 16 și 17 Noiembrie) și 2 cine (15 și 16 Noiembrie), într-o singură structură de cazare clasificată conform legislației în vigoare, cu recomandări: nota minimă 8.0 pe booking.com. Serviciile de cazare vor asigura și servicii de închiriere sală de conferințe contra cost. Pentru serviciile de cazare se va prezenta diagrama de cazare, semnată şi ștampilată de unitatea de cazare. Aceasta va cuprinde numele persoanelor care au beneficiat de cazare, astfel încât să reflecte asigurarea cazării participanților cu evidențierea corectă a numărului de camere tarifate și perioada de cazare.
• Structura de cazare va dispune de restaurant cu o capacitate de aproximativ 30 de persoane pentru mic dejun, prânz și cină.
• Oferta se va prezenta având în vedere prețul pentru fiecare serviciu/participant pentru un număr estimat de aproximativ 29 de persoane conform cerințelor de la punctul 4. Numărul final al participanților se va anunța cu minimum trei zile înaintea evenimentului.

• Numărul final al participanților se va anunța cu minimum trei zile înaintea evenimentului.

2. Meniu

• Ziua 1

–  Masa de prânz se va servi în aceeași locație în care se află și unitatea de cazare din Mun. Zalău. Restaurantul/sala de mese va dispune de o capacitate de cel puțin 30 de persoane. Oferta va include un meniu compus: supă, fel principal, garnitură pentru fel principal, produse de panificație,  apă plată/minerală. De asemenea, va fi inclusă și o variantă de meniu de post/vegetarian.

• Bufet Coffee Break 1, amenajat în zona desinată activității de curs, pentru 29 de persoane:
  • Cafea, lapte, pahare/cești , zahăr alb/brun;
  • Apă minerală plată și carbogazoasă; 1 buc/persoană, la alegere
  • Foietaje dulci (gem sau ciocolata) si sărate ( șuncă și cașcaval), 2 buc /persoană
  • Patiserie sărată cu și alune sărate: 2 buc patiserie sărată/persoană, 20 gr alune/persoană
  • Șervețele, lingurițe sau accesorii de plastic pentru amestecarea conținutului băuturilor îndulcite
• Cina va avea loc în aceeași locație în care se află și unitatea de cazare din Mun. Zalău. Restaurantul/sala de mese va dispune de o capacitate de cel puțin 30 de persoane. Oferta va include un meniu compus din: fel principal, garnitură pentru fel principal, desert, produse de panificație, apă plată/minerală. De asemenea, va fi inclusă și o variantă de meniu de post/vegetarian.

• Ziua 2

–  Masa de prânz se va servi în aceeași locație în care se află și unitatea de cazare din Mun. Zalău. Restaurantul/sala de mese va dispune de o capacitate de cel puțin 30 de persoane. Oferta va include un meniu compus din: supă, fel principal, garnitură pentru fel principal, produse de panificație, apă plată/minerală. De asemenea, va fi inclusă și o variantă de meniu de post/vegetarian.

• Bufet Coffee Break 2, amenajat în zona desinată activității de curs, pentru 29 de persoane:
  • Cafea, lapte, pahare/cești , zahăr alb/brun;
  • Apă minerală plată și carbogazoasă; 1 buc/persoană, la alegere
  • Foietaje dulci( gem sau ciocolata) si sărate ( șuncă și cașcaval), 2 buc /persoană
  • Patiserie sărată si alune sărate: 2 buc patiserie sărată/persoană, 20 gr alune/persoană
  • Șervețele, lingurițe sau accesorii de plastic pentru amestecarea conținutului băuturilor îndulcite.

– Cina va avea loc în aceeași locație în care se află și unitatea de cazare din Mun. Zalău. Restaurantul/sala de mese va dispune de o capacitate de cel puțin 30 de persoane. Oferta va include un meniu compus din: fel principal, garnitură pentru fel principal, desert, produse de panificație, apă plată/minerală. De asemenea, va fi inclusă și o variantă de meniu de post/vegetarian

• Ziua 3

     –  Masa de prânz se va servi în aceeași locație în care se află și unitatea de cazare din Mun. Zalău. Restaurantul/sala de mese va dispune de o capacitate de cel puțin 30 de persoane. Oferta va include un meniu complet: supă, fel principal, garnitură pentru fel principal, produse de panificație, apă plată/minerală. De asemenea, va fi inclusă și o variantă de meniu de post/vegetarian.

• Bufet Coffee Break 3, amenajat în zona desinată activității de curs, pentru 29 de persoane:
  • Cafea, lapte, pahare/cești , zahăr alb/brun;
  • Apă minerală plată și carbogazoasă; 1 bucată/persoană, la alegere
  • Foietaje dulci (gem sau ciocolata) si sărate (șuncă și cașcaval), 2 buc /persoană
  • Patiserie sărată si alune sărate: 2 buc patiserie sărată/persoană, 20 gr alune/persoană
• Șervețele, lingurițe sau accesorii de plastic pentru amestecarea conținutului băuturilor îndulcite

În funcție de numărul solicitărilor se va asigura şi variantă de meniu vegetarian/de post.

Numărul de participanți se va anunța cu minimum trei zile înaintea evenimentului. Va fi achitată contravaloarea serviciilor efectiv prestate (masă, cazare, sală de conferință), pe baza listei de participanţi semnată.

3. Închiriere sală de conferințe

• Sala de conferință dotată cu video-proiector, ecran de proiecţie, cu o capacitate de minim 30 de persoane.
• Tarifarea începe de la intrarea organizatorilor in sala pana la terminarea evenimentului.
• Se vor pune la dispoziție prize si prelungitoare, mese rotunde, spațiu pentru coffee break în sala sau pe hol

4. Oferta financiară va conține costurile grupate astfel:

• Cost cazare cu mic dejun/persoană cu și fără TVA
• Cost fiecare masă / persoană cu și fără TVA
• Cost coffee break/persoană cu și fără TVA
• Cost închiriere sală/ 24 ore/3 zile cu și fără TVA
• Cost total cu și fără TVA

Variantele de meniu se trimit detaliat pentru toate zilele.

Valoare estimată în lei fără tva: servicii de cazare cu mic dejun = 219,05 lei/persoană/noapte, masa de prânz și cină = 95,24 de lei/persoană, coffee break = 38,10 lei/persoană, închiriere sală = 4201,68 lei /24 ore/3 zile

Număr de participanți = aproximativ 29 de persoane

Sursa de finanțare: buget proiect POCA 659/2/1, cod mysmis 150753

Criteriul de atribuire: prețul cel mai scăzut/total ofertă, în condițiile îndeplinirii în totalitate a cerințelor și specificațiilor tehnice. 

Termen depunere oferte 02.11.2022, ORA 12

Ofertele se trimit pe email la adresa achizitii@nord-vest.ro

Limba de redactare a ofertei este limba română.

Informaţii suplimentare se pot obţine de la Autoritate Contractantă: ADR Nord-Vest, sediul secundar din Cluj-Napoca, Calea Dorobanţilor nr. 3, cod 400118, tel +40264431550, fax:+40 264439222, email achizitii@nord-vest.ro, în atenţia Biroului de Achiziţii Publice.